Kostenloses Fax-Deckblatt

Ein gutes Deckblatt beantwortet auf einen Blick vier Fragen: Für wen ist das Fax, wer hat es gesendet, wie viele Seiten sind zu erwarten und worum geht es.

Lassen Sie alles Private weg. Das Deckblatt ist die eine Seite, die jeder neben einem gemeinsam genutzten Faxgerät lesen kann; die Einzelheiten gehören auf die Seiten dahinter.

Büros, die viele Faxe bekommen, sortieren sie nach dem Deckblatt. Mit diesen Gewohnheiten erreicht Ihres den richtigen Schreibtisch:

• Halten Sie es bei einer schlichten Seite: Dunkle Hintergründe und große Logos drucken sich als schwarze Blöcke und verlangsamen das Fax.
• Nennen Sie eine Person oder eine Abteilung, nicht nur die Firma.
• Zählen Sie die Seiten, nachdem Sie das Deckblatt hinzugefügt haben, damit der Empfänger merkt, wenn eine fehlt.
• Geben Sie eine Telefonnummer für Rückfragen an. Ein mit FaxJet gesendetes Fax kommt von der Leitung von FaxJet, der Empfänger erreicht Sie also nur über das, was Sie schreiben.
• Nutzen Sie nach Möglichkeit die Sprache des Empfängers: Die Beschriftungen des Blatts gibt es in neun Sprachen.

Arztpraxen, Apotheken, Versicherungen, Anwaltskanzleien, Banken, Schulen und Behörden bekommen viele Faxe auf einem Gerät. Ein Deckblatt sagt ihnen, wohin Ihres gehört, und viele verlangen eines in ihren Hinweisen.

Faxe mit Gesundheits- oder Finanzdaten tragen auf dem Deckblatt meist einen Vertraulichkeitshinweis. Ein Hinweis macht ein Fax nicht von allein sicher oder regelkonform: Die Regeln hängen davon ab, wer sendet und wer empfängt. FaxJet schließt keine Business Associate Agreements ab, klären Sie das also mit dem Empfänger, bevor Sie Unterlagen faxen, die eines verlangen.

Fügen Sie das ins Nachrichtenfeld ein oder passen Sie es an:

„Dieses Fax ist nur für die oben genannte Person oder Stelle bestimmt und kann vertrauliche Informationen enthalten. Haben Sie es irrtümlich erhalten, teilen Sie dies bitte dem Absender unter der oben genannten Nummer mit und vernichten Sie die Seiten.“

Ein Deckblatt ist ein kurzes Formular: Es leitet das Fax weiter und listet die Seiten auf. Ein Anschreiben ist ein vollständiger Brief, der erklärt, was Sie senden und warum, etwa eine Notiz an eine Versicherung zu einem Schadensfall.

Die meisten Faxe brauchen nur das Deckblatt. Haben Sie mehr als zwei Sätze zu sagen, senden Sie zuerst das Deckblatt und legen Ihr Anschreiben direkt dahinter, als erste Seite des Dokuments.

Das PDF funktioniert auch an jedem Faxgerät. Drucken Sie es auf einfaches weißes Papier und legen Sie es auf Ihre Seiten. Zählen Sie jedes Blatt, Deckblatt inklusive, bevor Sie die Seitenzahl eintragen.

Dasselbe Dokument an mehrere Büros? Erstellen Sie für jeden Empfänger ein eigenes Deckblatt, da sich die An-Zeile ändert, und bewahren Sie von jedem eine Kopie samt Faxbeleg auf.

Senden Sie mit FaxJet? Schalten Sie „Deckblatt hinzufügen“ ein und füllen Sie dieselben Felder aus: FaxJet setzt das Blatt vor Ihr Dokument und zählt es als Seite. Es wird in der Sprache der Seite geschrieben, von der aus Sie senden. Lesen Sie, wie Sie ein Fax vom Computer oder vom iPhone senden.