無料のFAX送付状

よい送付状は、誰宛てのFAXか、誰からか、何枚あるか、何の件かの4つに、ひと目で答えます。

個人的な内容は書かないでください。送付状は、共有のFAX機のそばにいる誰もが読めるページです。詳しい内容は、その後ろのページに書きます。

FAXを多く受け取る事務所では、送付状を見て仕分けます。次の点に気をつけると、FAXが正しい担当者に届きやすくなります。

• シンプルな1ページにしてください。濃い背景や大きなロゴは黒いかたまりになり、FAXの送信が遅くなります。
• 会社名だけでなく、担当者名か部署名を書きましょう。
• 送付状を付けたあとでページ数を数えて、相手がページの不足に気づけるようにします。
• 問い合わせ用の電話番号を書いてください。FaxJetで送ったFAXはFaxJetの回線から届くため、相手があなたに連絡できるのは、書いた内容だけが頼りです。
• できるだけ相手の言語を使いましょう。送付状の項目名は9つの言語に対応しています。

病院、薬局、保険会社、法律事務所、銀行、学校、官公庁では、1台のFAX機で多くのFAXを受け取ります。送付状があれば、どこに回すべきかが分かり、案内で送付状を求める窓口も多くあります。

健康や金融に関する情報を含むFAXには、通常、送付状に秘密保持の注意書きを付けます。注意書きだけでFAXが安全になったり、規則に適合したりするわけではありません。ルールは、送る側と受け取る側によって異なります。FaxJetはビジネスアソシエイト契約（BAA）を締結していないため、BAAが必要な記録をFAXする前に、受け取る側に確認してください。

通信欄に貼り付けるか、内容を調整してお使いください。

「このFAXは、上記の宛先の方または事務所のみを対象としており、個人情報が含まれている場合があります。誤って受信された場合は、上記の番号まで送信者にご連絡のうえ、ページを破棄してください。」

送付状は短い書式で、FAXの宛先を示し、ページを一覧にします。添え状は、何を何のために送るのかを説明する本格的な手紙で、たとえば保険金請求についての保険会社へのメモがそうです。

ほとんどのFAXは送付状だけで足ります。2文以上伝えたいことがあるときは、送付状を先頭に、そのすぐ後ろに手紙を、書類の1ページ目として付けてください。

このPDFは、どのFAX機でも使えます。普通の白い紙に印刷して、ページの一番上に載せてください。ページ数を書く前に、送付状を含めたすべての紙を数えます。

同じ書類を複数の事務所にFAXする場合は、宛先の行が変わるため、受け取り先ごとに送付状を作り、それぞれの控えをFAXの送信レポートと一緒に保管してください。

FaxJetで送信するなら、「送付状を追加」をオンにして同じ項目を入力するだけです。FaxJetが書類の前にシートを付け、1ページとして数えます。送付状は、送信元のページの言語で作成されます。パソコンからとiPhoneからのFAXの送り方もご覧ください。